Coronavirus: sempre più aziende si affidano al telelavoro

L’emergenza coronavirus sta contribuendo a cambiare anche le modalità di svolgimento del lavoro, spingendo molte aziende a chiedere a parte dei loro dipendenti di lavorare da remoto, cioè da casa. Si tratta dello smart working, cioè il lavoro agile, o più comunemente del telelavoro. E’ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il decreto del 23 febbraio 2020 numero 6 per facilitare l’avvio di tali pratiche immediatamente nelle zone “rosse”, senza quegli accordi aziendali previsti solitamente in questi casi.

Attenzione, non è la prima volta che ciò accade. E’ successo, ad esempio, dopo il crollo del ponte Morandi a Genova.

La società di consulenza Methodos, che aiuta le imprese a mettere a punto nuovi modelli organizzativi, ha stilato un vademecum per i capi e per i lavoratori che si trovano per la prima volta a sperimentare il lavoro agile. “Per le aziende e per i dipendenti sarà un cambiamento culturale – spiegano dalla società.

“Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento – evidenzia Alessio Vaccarezza, Ceo di Methodos Italia. “Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza. “Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà mettere in campo qualche sforzo in più, ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività”.

Per attuare forme di lavoro agile in modo efficace, prevedendo i possibili intoppi e preparando dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smartworking per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti.

“Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, head smart working di Methodos. “Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata!.

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque: innanzitutto stabilire chiaramente gli orari. “È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro – spiega Giuseppe Geneletti. “Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere”.

Il secondo è quello di vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). “Non è necessario essere iper-formali e in giacca e cravatta – commenta sempre Geneletti – ma passare dalla modalità ‘da casa’ a quella ‘da lavoro’ è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte”.

Altro consiglio è quello di fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. “Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro – spiega l’esperto di Methodos. “Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno”.

Il quarto consiglio è quello di organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. “Sono elementi  importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti – sottolinea Geneletti.

Infine staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. “Per sfruttare al meglio il tempo – spiega sempre Geneletti – è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l’utilizzo”.

Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. “Le tecnologie rendono le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati ma con gli strumenti che tutti hanno a casa – commenta Giuseppe Geneletti. “Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti”.

Ecco quindi alcuni consigli utili: prima dei meeting digitali assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento. Poi condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. “Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali – sottolinea Geneletti. Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms, ecc.). Inoltre non affrontare un numero eccessivo di argomenti.

Durante le chiamate e le videoconferenze, poi, testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).

Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività. Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie. Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta.

“Cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità ‘normale’ – puntualizza Geneletti – dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo”.

Inoltre avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.