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Come l’AI rivoluziona i servizi payroll

In un panorama produttivo in cui le aziende hanno sempre meno risorse qualificate e tempistiche molto ristrette da rispettare, il mercato dei servizi di payroll in outsourcing sta conoscendo un boom: secondo quanto emerge da una recente ricerca realizzata da Research and Marketsentro i prossimi 7 anni si assisterà ad un’importante espansione del settore a livello globale che passerà dai 25,3 miliardi di dollari del 2022 ai 37,3 del 2030 (+47%) grazie a un tasso di crescita medio annuo composto del 5%. Uno dei fattori trainanti di questo settore è legato proprio al risparmio di tempo e dei costi che l’esternalizzazione del servizio consente, riducendo la necessità di formare personale interno addetto alle paghe e permettendo allo stesso tempo ai team HR di concentrarsi su aree più strategiche per le organizzazioni. “Le aziende, infatti, hanno necessità di dedicarsi completamente al business aziendale e in particolar modo gli HR devono essere sempre più attenti ai dipendenti delle proprie aziende per rendere maggiormente attrattiva la propria realtà, garantendo il passaggio importante che stiamo vivendo, sia nella gestione di un nuovo modo di lavorare (alternanza ufficio/smart), sia nel fornire tutti quei benefit che tante aziende oggi devono garantire per essere al passo coi tempi”, dichiara Ivan Moretti, Co-Owner & Board Member di Zeta Service, azienda italiana specializzata nei servizi di payroll. Spesso infatti le aziende scelgono questi servizi proprio per la natura manuale e dispendiosa in termini di tempo di queste attività. In quest’ottica l’automazione e l’intelligenza artificiale permetteranno di semplificare e ottimizzare ulteriormente i processi di gestione degli stipendi, supportando il lavoro delle risorse dell’azienda.

Il trend di crescita a livello globale si riflette anche a livello europeo: secondo quanto emerge dalla ricerca realizzata da Allied Market Research in Europa, per esempio, la crescita più rilevante nel mercato del Payroll Outsourcing si è registrata nel 2021, in virtù soprattutto dell’aumentato utilizzo di applicazioni mobili e basate sul cloud, ma anche per via delle normative governative che spingono sempre più aziende ad investire nel cloud computing. Ugualmente questo mercato sembra essere florido anche in Italia, dove la maggior parte delle imprese si rivolge ad aziende specializzate in paghe ed amministrazione in outsourcing come Zeta Service, vincitrice ai Global Payroll Awards del premio “Automation and Integration Award 2023” e menzionata per la categoria “In-country Payroll Provider of the year 2023” come la società più consigliata tra le aziende che operano a livello nazionale. “A Zeta Service si rivolgono tutte le tipologie di aziende, sia come grandezza che come settore di appartenenza. L’outsourcing è sempre più richiesto data la crescente riduzione delle competenze all’interno degli uffici del personale e la difficoltà nel reperire nuove risorse, che, vista la poca offerta, diventano sempre più preziose”, spiega ancora Moretti. Quello del payroll in outsourcing è dunque un servizio davvero necessario per le aziende, considerando anche che spesso la gestione interna può comportare errori e perdite economiche anche abbastanza importanti: si parla in questo caso di “Payroll Leakage”. La nota rivista Forbes US riporta, tra gli errori più frequenti, la classificazione errata dei dipendenti o la mancata conoscenza di nuove normative, che spesso comportano il pagamento di importanti sanzioni. Ancora il mancato rispetto delle scadenze nel pagamento delle tasse o degli stipendi può rappresentare un problema fiscale ma anche organizzativo generando il malcontento dei propri dipendenti, esattamente come l’errato calcolo delle retribuzioni. Dunque anche per ovviare questi errori e permettere all’azienda di ottimizzare costi e processi organizzativi, diventa fondamentale l’esternalizzazione dei servizi. In quest’ottica i trend che guideranno il mercato del payroll nel futuro e che comporteranno sicuramente una sempre maggiore adesione ai servizi di outsourcing, suggeriti da Ivan Moretti di Zeta Service, saranno:

1.    Supporto alla People Strategy: lo smart working è diventato ormai parte integrante del mondo del lavoro e dunque il personale HR deve cercare di mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti e l’attrattività dell’azienda; è oggi quindi ancora più necessario che le direzioni HR siano libere dalle attività legate all’amministrazione del personale che non riguardano il core business dell’azienda ma allo stesso tempo di enorme delicatezza, questo è possibile solo affidando il payroll ad un partner qualificato.

2.    Unico partner per tutti i servizi HR: le aziende cercano un partner unico per tutta l’area dei servizi HR, quindi un unico interlocutore per i servizi hard, come il payroll, e per i servizi soft, come la selezione o lo sviluppo delle risorse, Questo permette loro di ottimizzare i costi e soprattutto la gestione, dovendosi relazionare ad una sola realtà che fornisce servizi per l’intera area HR.

3.    Controllo sui dati: a seguito dell’espansione geografica – facilitata dallo smart working – dei business e delle organizzazioni, le aziende hanno sempre più bisogno di accesso immediato a dashboard e reportistiche legate ai costi del personale da condividere con la casa madre. In questo il payroll outsourcing che agevola già questi scambi giocherà un ruolo ancora più fondamentale grazie all’intelligenza artificiale che porterò in ambito strumenti di analisi più sofisticati per la gestione e le analisi predittive dei costi del personale.

4.   Digitalizzazione: l’espandersi del lavoro a distanza sta spingendo sempre più aziende a digitalizzare le comunicazioni e gli scambi, anche legati agli aspetti amministrativi, con i propri dipendenti. È per questo che le aziende oggi si stanno affidando sempre di più a società specializzate che mettono a disposizione sistemi totalmente cloud based per lo scambio delle informazioni.

5.    Limitazione della violazione di dati sensibili: date le sempre più frequenti violazioni, le aziende si affideranno sempre di più ai partner outsourcing che hanno già sistemi di protezione dati evoluti.

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