Pubblica amministrazione: tanta irregolarità nella gestione dei documenti informatici

Su 286 pubbliche amministrazioni chiamate a rispondere sulla piena attuazione delle Linee Guida Agid sulla formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, a fine settembre 2022 soltanto il 4,9 per cento era perfettamente in regola con la doppia pubblicazione del Manuale di conservazione e dell’atto di nomina del Responsabile della conservazione sul sito istituzionale; solamente l’11,4 per cento degli enti visionati risultava aver pubblicato solo il Manuale della conservazione aggiornato alle Linee Guida Agid del 2020; un dato percentuale che migliora di poco (12,15 per cento) se si allarga la rilevazione ai manuali di gestione (aggiornati) e che sale fino al 19,4 per cento se si considerano anche i manuali di gestione non aggiornati e prodotti a partire dal 2006. Sono alcuni dei risultati che emergono da uno studio realizzato da Anorc Mercato e Anorc Professioni sulla conformità delle pubbliche amministrazioni alle Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid).

L’indagine è stata presentata oggi a Roma presso il Centro congressi Roma Eventi – Fontana di Trevi, in occasione del Forum Nazionale Anorc, a cui hanno preso parte alcuni fra i maggiori esperti di innovazione e diritto delle nuove tecnologie, affiancati da referenti istituzionali, esponenti politici e funzionari amministrativi.

Altrettanto sconfortanti, se non peggiori, i dati relativi alla pubblicazione dell’atto di nomina del Responsabile della conservazione. A settembre 2022, infatti, la nomina era stata pubblicata solo dal 10,4 per cento delle 288 pubbliche amministrazioni sottoposte a rilevazione.

La percentuale degli enti in regola con la pubblicazione dell’atto di nomina sale al 13,8 per cento se si tengono in considerazione anche gli atti di nomina pubblicati in seguito alla Pec di Anorc, quelli comunicati dall’ente ad Anorc ma non pubblicati, i nominativi presenti nel Manuale ma senza atto di nomina formale e gli atti di nomina che riportano un nominativo differente da quello indicato nel Manuale.

Ma quali sono gli Enti presi in esame? Dell’elenco fanno parte gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, la presidenza del Consiglio dei ministri e i ministeri, le Agenzie fiscali, gli enti di regolazione dell’attività economica, gli enti produttori di servizi economici, le Autorità amministrative indipendenti, gli enti a struttura associativa, gli Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali.

Vi rientrano anche gli enti e le istituzioni di ricerca, gli Istituti zooprofilattici sperimentali, le Regioni, le Province Autonome, le Città metropolitane, le Aziende sanitarie e gli stessi enti indicati dall’Istat nella serie generale della Gazzetta Ufficiale n. 234 del 30 settembre 2021.

“Nell’ambito delle Aziende sanitarie, due su 98, il 2,04 per cento degli enti della categoria – ha affermato il presidente di Anorc, Giovanni Manca – sono risultate in regola su entrambi gli adempimenti. Abbiamo rilevato 23 documenti tra Manuale di gestione e Manuale di protocollo risalenti a periodi che vanno dal 2010 al 2018. Due hanno pubblicato dopo il 30 settembre, una

ha pubblicato il Manuale del fornitore del servizio di conservazione. Con riferimento alla nomina del responsabile siamo stati informati che altri 13 hanno adempiuto in forma esplicita o in forma implicita (2 hanno designato genericamente il responsabile Ict) e altri 3 hanno adempiuto dopo la nostra comunicazione”.

Accendendo i riflettori sugli Enti e gli Istituti di ricerca, tre su 26, l’11,53 per cento degli enti nella categoria, sono risultati in regola su entrambi gli adempimenti. Altri quattro hanno pubblicato il Manuale di gestione. Con riferimento alla pubblicazione della nomina del Responsabile della conservazione 1 ha nominato genericamente il responsabile di area; uno nominato dopo la comunicazione Anorc e uno in fase di nomina. Nell’ambito delle Agenzie fiscali, su tre esaminate, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Tutte tre presentano Manuale di gestione o protocollo datati 2014 e 2016. Stesso discorso per gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale: nessuno dei nove esaminati è risultato in regola su entrambi gli adempimenti.

Gli esperti Anorc hanno poi sottolineato come prendendo in esame i dati che provengono dagli Enti territoriali maggiori, la situazione sia invariata. “Nell’ambito delle regioni, quattro su 20 – ha proseguito Manca – il 20 per cento degli enti nella categoria sono risultate in regola su entrambi gli adempimenti. Uno ha adempiuto alla sola pubblicazione del Manuale della conservazione. Due hanno pubblicato il Manuale di gestione aggiornato e altre tre il Manuale della gestione non aggiornato (2006, 2013, 2018). Con riferimento alla pubblicazione della nomina del Responsabile della conservazione, un ente ha adempiuto, uno indica di averlo individuato ma non lo indica espressamente e un altro ente ha nominato un dirigente non più in organico”.

Le cose non vanno meglio nell’ambito delle Città metropolitane: su 14 esaminate, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Una ha pubblicato il Manuale di conservazione e altre quattro hanno pubblicato il Manuale di conservazione non aggiornato (2015 e 2017) oppure il Manuale di gestione documentale non aggiornato (2012 e 2015). Con riferimento alla pubblicazione della nomina del Responsabile della Conservazione, quattro hanno adempiuto di cui una indicando genericamente la responsabilità in capo al dirigente di Area.

Analizzando le provincie autonome di Trento e Bolzano, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Entrambi gli enti hanno pubblicato il Manuale che non risulta aggiornato (2016, 2015). Nessuna ha pubblicato l’atto di nomina del Responsabile della conservazione. “Purtroppo – ha sottolineato il presidente di Anorc Professioni, Andrea Lisi – la rilevazione ha espresso dati inaspettatamente bassi in riferimento agli adempimenti previsti. E probabilmente dovremmo considerare la magra consolazione di poter affermare che almeno dieci enti (3,47 per cento del totale) ci hanno risposto confermando di aver provveduto all’adeguamento in seguito alla nostra comunicazione di rilevazione oppure di aver iniziato l’iter di adeguamento”.

“Possiamo solo fare meglio – ha concluso Lisi – e, a mio avviso, investendo non solo in tecnologia, ma anche e soprattutto in competenze il Sistema Paese potrà sviluppare quel salto di qualità in ambito digitale che si auspica da più di trent’anni”.

L’evento ha ricevuto i patrocini dell’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali, di A.G.I. – Associazione Grafologica Italiana, Aipsi – Associazione italiana professionisti sicurezza informatica, AISIS – Associazione italiana sistemi informativi in sanità, Anai – Associazione nazionale archivistica italiana, ANDIP – Associazione nazionale difesa della privacy, Cdti – Club dirigenti tecnologie dell’informazione, Clusit, ReCEPL – Research Centre of European Private Law, iBIMi – Istituto per il Building Information Modelling Italia, IIP – Istituto Italiano Privacy, Itkam – Camera di commercio italiana per la Germania, SIT -Società italiana telemedicina, Privacy Italia, IWA – International Web Association, Sos Archivi, S.G.I.- Stati generali dell’innovazione, Themis.